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Datenschutzerklärung

Hier finden Sie die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von ImmoSync.

Datenschutzerklärung

ImmoSync Digital GmbH

Version 2.0 · Gültig ab: 20. April 2026

Präambel

Der Schutz Ihrer Personendaten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Personendaten wir über die Plattform ImmoSync, die Website immosync.ch sowie unsere mobilen und webbasierten Anwendungen (zusammen «Plattform» oder «Dienste») bearbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen.

Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt nach dem revidierten Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG) sowie – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Übersicht

Verantwortliche Stelle und Kontakt
Begriffe
Grundsätze der Datenbearbeitung
Bearbeitete Daten und Zwecke
Rechtsgrundlagen
Hosting und Serverstandort
Eingesetzte Dienste und Auftragsbearbeiter
Cookies und ähnliche Technologien
Bekanntgabe an Dritte
Datenübermittlung ins Ausland
Aufbewahrungsdauer
Datensicherheit
Ihre Rechte
Automatisierte Entscheidungen und Profiling
Kinder und Jugendliche
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Kontakt und Beschwerden

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Sinne des revDSG bzw. der DSGVO:

ImmoSync Digital GmbH Hauptstrasse 38 4411 Seltisberg (Baselland) Schweiz

Telefon: +41 61 539 14 13 E-Mail: datenschutz@immosync.ch Allgemein: info@immosync.ch

Da wir unsere Geschäftstätigkeit überwiegend in der Schweiz ausüben und regelmässig keine Personendaten in grossem Umfang im Sinne von Art. 10 revDSG bearbeiten, haben wir keine datenschutzbeauftragte Person benannt. Ihre Anliegen werden direkt über die oben genannten Kontakte bearbeitet.

2. Begriffe

Personendaten: alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse).
Bearbeiten: jeder Umgang mit Personendaten, insbesondere Beschaffen, Speichern, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren oder Löschen.
Auftragsbearbeiter: Person oder Stelle, die im Auftrag der verantwortlichen Stelle Personendaten bearbeitet (z. B. Hosting-Dienstleister).

3. Grundsätze der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten rechtmässig, nach Treu und Glauben, verhältnismässig und zweckgebunden. Wir beschaffen nur jene Daten, die wir für die angegebenen Zwecke benötigen, halten sie aktuell und schützen sie mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen.

4. Bearbeitete Daten und Zwecke

4.1 Besuch der Website

Beim Besuch von immosync.ch verarbeitet unser Server automatisch folgende Daten:

IP-Adresse (gekürzt/pseudonymisiert, soweit technisch möglich)
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
abgerufene Seite/URL, Referrer
verwendeter Browser, Betriebssystem, Spracheinstellung
übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode

Zweck: technische Bereitstellung der Website, Sicherstellung der Stabilität und Sicherheit, Missbrauchsabwehr.

Rechtsgrundlage: überwiegendes berechtigtes Interesse (Art. 31 Abs. 1 revDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.2 Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung als Vermieter, Mieter oder Dienstleister erheben wir insbesondere:

Name, Vorname, Firma (falls zutreffend)
E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Rechnungs- und Liegenschaftsadresse
Rolle (Vermieter / Mieter / Dienstleister)
Zugangsdaten (Passwort in gehashter Form)
bei Vermietern ggf. Angaben zur juristischen Person, UID-Nummer, Bankverbindung

Zweck: Bereitstellung der Plattform, Vertragsabwicklung, Kommunikation, Support, Rechnungsstellung.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.3 Nutzung der Plattform

Bei der Nutzung der Dienste bearbeiten wir die Daten, die Sie oder andere berechtigte Nutzer (z. B. Ihr Vermieter) auf der Plattform eingeben:

Inhalte von Nachrichten, Tickets und Kommentaren
hochgeladene Dokumente und Dateien
Angaben zu Liegenschaften, Wohnungen, Mietverhältnissen
Terminvereinbarungen, Aufgaben, Erinnerungen
Service- und Dienstleistungsanfragen

Zweck: Erbringung der vertraglich geschuldeten Funktionen, Zusammenarbeit zwischen Vermieter, Mieter und Dienstleister.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung; für Mieter- und Dienstleisterdaten agieren wir teilweise als Auftragsbearbeiter des Vermieters.

4.4 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Bei kostenpflichtigen Abonnements übermitteln wir die für die Zahlungsabwicklung notwendigen Daten direkt an unseren Zahlungsdienstleister Stripe (siehe Ziff. 7). Zahlungsmitteldaten (z. B. vollständige Kreditkartennummer) werden auf unseren Systemen nicht gespeichert; sie werden direkt bei Stripe eingegeben und dort verarbeitet.

Zweck: Abwicklung von Zahlungen, Rechnungsstellung, Betrugsprävention.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und gesetzliche Pflichten (Buchhaltung).

4.5 Kommunikation und Support

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder Support-Chat kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt der Anfrage zum Zweck der Bearbeitung.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse.

4.6 Nutzungs- und Produktanalyse (PostHog)

Zur Verbesserung der Plattform setzen wir PostHog ein (siehe Ziff. 7). Dabei bearbeiten wir pseudonymisierte Nutzungsdaten wie:

Seitenaufrufe und Navigationspfade
Klick- und Interaktionsereignisse
Geräte- und Browserinformationen
gekürzte IP-Adresse
pseudonyme Nutzer-ID

Wir koppeln diese Daten nicht ohne Ihre Einwilligung mit weiteren, Sie direkt identifizierenden Informationen zu Marketing- oder Profilingzwecken.

Zweck: Analyse der Plattformnutzung, Fehleranalyse, Produktverbesserung.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse bzw. Einwilligung über den Cookie-Banner (siehe Ziff. 8).

4.7 Newsletter und Marketing (optional)

Sofern Sie sich für Newsletter oder Produktinformationen anmelden, bearbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die zugehörigen Metadaten (z. B. Anmeldezeitpunkt) zum Zweck des Versands. Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder E-Mail abmelden.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Art. 31 Abs. 1 revDSG).

5. Rechtsgrundlagen

Wir stützen die Bearbeitung von Personendaten – je nach Sachverhalt – auf folgende Rechtsgrundlagen:

Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Rechtliche Verpflichtung (z. B. Buchhaltungs- und Aufbewahrungspflichten nach OR)
Einwilligung (Art. 6 Abs. 6 revDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), insbesondere bei Cookies, die nicht technisch notwendig sind, und beim Newsletter
Überwiegendes berechtigtes Interesse (Art. 31 Abs. 1 revDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), z. B. zur Sicherstellung des Betriebs, zur Missbrauchsabwehr und zur Produktverbesserung

6. Hosting und Serverstandort

Die Plattform ImmoSync wird ausschliesslich auf Servern in der Schweiz betrieben. Alle Datenbanken, Dateispeicher und Backups, die Nutzerinhalte (Nachrichten, Tickets, Dokumente, Mieterdaten usw.) enthalten, werden auf Schweizer Infrastruktur gehostet. Eine Verlagerung auf Infrastruktur ausserhalb der Schweiz erfolgt nicht ohne vorherige Anpassung dieser Datenschutzerklärung.

Ausnahmen bestehen nur für die in Ziff. 7 genannten Drittanbieter, die ihre Dienste teilweise aus dem EU-Raum oder aus Drittstaaten erbringen (insbesondere Zahlungsdienstleister).

7. Eingesetzte Dienste und Auftragsbearbeiter

Mit den folgenden Dienstleistern haben wir – soweit erforderlich – einen Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 9 revDSG bzw. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

7.1 Infomaniak (Hosting, Schweiz)

Anbieter: Infomaniak Network SA, Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias (GE), Schweiz
Zweck: Hosting der Plattform, Speicherung der Nutzerdaten, Betrieb der Datenbanken, Backups
Serverstandort: ausschliesslich Schweiz (Rechenzentren in Genf)
Datenschutz: infomaniak.com/de/egk/datenschutzerklaerung

Mit Infomaniak besteht ein Auftragsbearbeitungsvertrag. Infomaniak bearbeitet die Daten ausschliesslich in unserem Auftrag und nach schweizerischem Recht.

7.2 Stripe (Zahlungsabwicklung)

Anbieter: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland (für Kunden im EWR und der Schweiz)
Zweck: Abwicklung von Kartenzahlungen, Abonnementverwaltung, Betrugsprävention
Daten: Name, E-Mail, Rechnungsadresse, Zahlungsmitteldaten (bei Stripe direkt eingegeben), Transaktionsdaten
Serverstandort: EU und USA
Datenschutz: stripe.com/privacy

7.3 PostHog (Produktanalyse)

Anbieter: PostHog Inc. bzw. PostHog EU (je nach Region des eingesetzten Hosts)
Zweck: Produkt- und Nutzungsanalyse, Fehlerdiagnose, Funktionsverbesserung
Daten: pseudonymisierte Nutzungsdaten, Geräte-/Browserinformationen, gekürzte IP-Adresse
Datenschutz: posthog.com/privacy

Wir nutzen PostHog mit datensparsamer Konfiguration: IP-Anonymisierung aktiviert, keine automatische Erfassung von Formulareingaben, keine Session-Recordings sensibler Bereiche.

7.4 IONOS (E-Mail-Versand)

Anbieter: IONOS SE, Elgendorfer Strasse 57, 56410 Montabaur, Deutschland
Zweck: Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigungen, Passwort-Reset, Benachrichtigungen über neue Nachrichten oder Tickets) sowie geschäftliche Kommunikation
Daten: E-Mail-Adresse, Name, Inhalte der E-Mail, Zustell- und Versandmetadaten
Serverstandort: Deutschland (EU)
Datenschutz: ionos.de/terms-gtc/terms-privacy

7.5 Zusätzliche Tracking-Dienste

Für die Webanalyse nutzen wir derzeit ausschliesslich die in Ziff. 7.3 beschriebene PostHog-Konfiguration. Weitere externe Werbe- oder Tracking-Dienste sind auf der Website derzeit nicht aktiviert.

8. Cookies und ähnliche Technologien

8.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Plattform besuchen. Sie dienen dazu, die Plattform funktionsfähig, sicher und nutzerfreundlich zu gestalten.

8.2 Kategorien

Technisch notwendige Cookies: erforderlich für den Betrieb (z. B. Session, Login, Sicherheits-Token). Einwilligung nicht erforderlich.
Funktionale Cookies: speichern Einstellungen (z. B. Sprache).
Analyse-Cookies: dienen der Produktanalyse über PostHog (Ziff. 7.3). Werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt.

8.3 Einwilligungsmanagement

Beim ersten Besuch erscheint ein Cookie-Banner, über den Sie Ihre Einwilligung granular erteilen oder ablehnen können. Ihre Entscheidung können Sie jederzeit über den Link «Cookie-Einstellungen» im Footer der Website widerrufen oder anpassen.

Sie können Cookies zusätzlich in Ihrem Browser verwalten oder löschen. Dies kann die Funktionsfähigkeit der Plattform einschränken.

9. Bekanntgabe an Dritte

Eine Bekanntgabe Ihrer Personendaten an Dritte erfolgt nur:

an die in Ziff. 7 aufgeführten Auftragsbearbeiter im Rahmen der vertraglichen Zweckbindung;
an Ihre berechtigten Ansprechpartner auf der Plattform (z. B. an Ihren Vermieter, eingeladene Dienstleister oder Mitbewohner) im Rahmen der von Ihnen oder dem Vermieter gewählten Funktionen;
an Behörden oder Gerichte, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder es zum Schutz unserer Rechte erforderlich ist;
im Rahmen einer Unternehmenstransaktion (z. B. Verkauf, Fusion) unter Wahrung der Betroffenenrechte.

Ein Verkauf von Personendaten an Dritte findet nicht statt.

10. Datenübermittlung ins Ausland

Die Kerninfrastruktur der Plattform liegt in der Schweiz. Für einzelne Dienste (insbesondere Stripe für Zahlungen, ggf. PostHog) können Personendaten in EU-/EWR-Staaten oder in die USA übermittelt werden.

Für Übermittlungen in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau (insbesondere USA) stützen wir uns auf:

Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission bzw. die vom EDÖB anerkannten Klauseln
ergänzende technische und organisatorische Massnahmen (insb. Verschlüsselung, Pseudonymisierung)
im Fall der USA zusätzlich, soweit anwendbar, das EU-US Data Privacy Framework / Swiss-U.S. Data Privacy Framework

Detaillierte Informationen und Kopien der Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

11. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für die in dieser Erklärung genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist:

Konto- und Nutzungsdaten: während der Vertragslaufzeit und danach bis zu 90 Tage für den Datenexport (siehe AGB)
Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre gemäss Art. 958f OR
Kommunikations- und Support-Daten: in der Regel 24 Monate, soweit kein längerer Zweck besteht
Analyse-Daten (PostHog): üblicherweise 12 bis 24 Monate in pseudonymisierter Form
Server- und Sicherheitslogs: in der Regel maximal 90 Tage

Nach Ablauf der Fristen werden Personendaten gelöscht oder anonymisiert.

12. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Personendaten, insbesondere:

Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS)
Verschlüsselung sensibler Daten im Ruhezustand
rollen- und rechtebasierte Zugriffskontrollen
Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugriffe
regelmässige Backups auf Schweizer Infrastruktur
protokollierte Zugriffe und Änderungen an kritischen Systemen
regelmässige Schulung der Mitarbeitenden
vertragliche Verpflichtung unserer Auftragsbearbeiter auf vergleichbare Schutzniveaus

Ein absoluter Schutz vor unbefugtem Zugriff ist im Internet technisch nicht möglich. Wir empfehlen Ihnen, ein sicheres Passwort zu verwenden und dieses regelmässig zu ändern.

13. Ihre Rechte

Im Rahmen der geltenden Gesetze stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten (Art. 25 revDSG; Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 Abs. 1 revDSG; Art. 16 DSGVO)
Löschung oder Vernichtung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 32 Abs. 2 revDSG; Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Bearbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 revDSG; Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Bearbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an datenschutz@immosync.ch. Zur Überprüfung Ihrer Identität können wir geeignete Nachweise verlangen.

Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen:

Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, edoeb.admin.ch
EU/EWR: Datenschutzbehörde Ihres Aufenthaltslandes

14. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Wir treffen keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie erheblich beeinträchtigen, auf ausschliesslich automatisierter Basis. Ein Profiling mit hohem Risiko im Sinne des revDSG findet nicht statt.

15. Kinder und Jugendliche

Unsere Plattform richtet sich an volljährige Personen. Personen unter 18 Jahren dürfen die Plattform nur mit Zustimmung der Inhaber der elterlichen Sorge nutzen. Wir bearbeiten wissentlich keine Personendaten von Kindern unter 13 Jahren.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um rechtlichen Änderungen oder Anpassungen unserer Dienste Rechnung zu tragen. Die jeweils aktuelle Version ist unter immosync.ch/datenschutz abrufbar. Wesentliche Änderungen teilen wir Ihnen in geeigneter Form mit (z. B. per E-Mail oder durch deutlich sichtbaren Hinweis auf der Plattform).

17. Kontakt und Beschwerden

Bei Fragen, Anliegen oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an:

ImmoSync Digital GmbH Hauptstrasse 38 4411 Seltisberg (Baselland) Schweiz

Telefon: +41 61 539 14 13 E-Mail: info@immosync.ch

Stand: 20. April 2026 · Version 2.0